谈谈散热器生产企业的产品档案管理

发表时间：2007年8月23日

    市面上谈管理的各种资源很多，但针对散热器生产企业的却难以见到；我国的散热器行业起步比较晚，还没有形成深厚的积淀。尤其是优秀的一线生产管理人员缺乏，导致我国目前散热器行业生产管理水平参差不齐，整体水平还比较落后。

下面我们从散热器生产企业的产品档案管理的角度，来谈谈有关的管理。

工厂经常面临什么问题？

每一批次的原材料质量是否都稳定并合格？每个型号的产品是否都有对应的原材料和辅料等供应商的数据库？每一批次的产品是否都严格按照同一生产工艺标准和流程下线？产品检验是否都按照同一标准和流程进行？工厂是否有各型号产品对应的完整的培训工人的预案？工人的生产熟练程度和技能是否符合要求？产品的包装和储运是否有统一的规范？每一批次出厂的货物是否都有出厂编码和对应的生产和质检责任人的记录？每道工序给工人的计酬标准是否清晰？工厂怎样防止因人员流动带来的产品质量不稳定的风险？工厂能否保证销售部门能实时地查询订单所处的生产状态？安全的库存结构和数量与流动资金如何协调？财务部门是否有从原材料到成品的各个环节的成本数据库？工厂是否有一套体制来确保这些制度不折不扣地执行？……

在目前能把上面各方面做得好的企业实在属凤毛麟角，各企业都在努力地提高管理水平，可就是难以收到明显成效，为什么？

管理者过于依赖“人治”而不是“法治”，就会走不出这个怪圈。

事实上，深入地了解工厂，就会发现工厂连最基础的工作都没有做好，导致低级错误不断发生。

这个基础工作就是产品档案管理。

具体一点来说，产品档案管理就是以产品为中心，在原料、标准、成本、工艺、物流、检测、人力资源等方面建立起对应的数据库或档案，并对其进行有效地管理和控制，使产品符合既定的要求的过程。

如果说要求生产企业建立单独的档案部门，在现今的散热器行业还不大现实，但各部门间协调确立档案制度并落实规范，还是非常可行的。

例如：工厂的生产管理部门和技术部门可以协同制订每个型号产品的生产工艺、操作规范、生产流程、产品技术图纸、技术数据等；会同质检部门又可以制订出质检标准、奖惩措施、应急预案等；会同采购部门可以制订出各型号产品的对应的原辅材料标准、合格的供应商名单、入库验收标准、验收入库流程；会同采购部门和财务部门可以落定原辅材料进货价格、计件薪酬标准、奖惩标准，等等。每个部门要保留与其部门相关的文件和资料，保留这些文件和资料的部门负责人应在签收单上签字。工厂总部要备份全部的文档，作为备案。

我相信负责任的散热器工厂都会有某些“预案”，起码有应对散热器售后发生问题的措施。这说明，企业都认识到预案的重要性，只是还没有把它系统地、科学地推进到生产管理的方方面面；目前的企业管理仍是粗放的。

建立产品档案管理制度是个庞大的系统工程，而且工作看起来有些琐碎，对它的难度要有充分估计，它需要整个企业全体动员起来，采用科学有效的方法，围绕产品从各个角度进行规范，并建立起关联的关系，保证各部门的联动。这需要企业的最高层对此有深刻认识，并能够率先垂范，还要指定副总或助理专门负责组织和推进这个工程。这对企业的执行力是一个考验。

产品档案是需要进行动态更新的，某种产品的生产工艺改变了，其对应的原材料、质检、流程、销售等方面都需要随之对应改变，相关的部门要实时地更新对应的内容，并对更新的内容予以熟悉和掌握。

建立产品档案管理制度要结合本企业的实际情况，必要时要保留样品，确保该制度要易于理解和执行，还要建立配套的体制来确保其不折不扣地执行。

产品档案管理，还要结合市场上客户的实际需求。为客户订做的产品，也需要被纳入到档案管理中来；实践证明，订做的产品常常变为长期大量的订货，例如产品出口就是个明显的佐证。不要出现这样的情况：客户终于对样品满意了，可工厂却已找不到当初给客户订做的生产图纸和有关资料了，落得个非常尴尬的境地。若是客户了解到这些，无疑会重创其对工厂的信心。

建议企业采用计算机来进行辅助管理，数据库的使用会使得档案管理高效准确。

也许有人会说：“建立产品档案管理制度，需要花费多少人力物力呀！这会不会提高了企业的运行成本并降低效率呢？”应该说，这些都是肤浅的认识，实行产品档案管理制度，会有效地提高生产企业的管理水平，利远远大于弊。

建立产品档案管理制度的意义： 明确了各有关部门和人员的责任和规范；保障了产品的质量和稳定性；降低了人员流动对企业带来的风险；降低了产品售后出现问题的概率；提高了企业的效率和效益；增强了客户对工厂的信心；形成了“多权分立，互相监督和制约”的机制，预防了职能部门管理者的道德风险；便于企业高层敢于放权，充分发挥职员的能动性和积极性；企业能够良性运行，“老板在与不在都是一个样”，使老板们能解放出更多的时间和精力来从事企业的发展规划。

从表面上看是，基础工作是一系列系统的、科学的准备和布局，但隐藏在其后面的，是我们的企业文化底蕴。如果企业里的人员都抱有短期打工的心态，则该基础工作注定就是脆弱的、支离破碎的。不想长期与企业共荣辱的员工，怎能指望他会扎实地做好短期内不会带来明显回报的基础工作呢？如果企业不善待员工，员工怎会安心长期塌实工作呢？企业若是没有这种意识，又怎能善待员工呢？我们总是听到有人空洞地大谈企业文化，其实产品档案管理制度本身就是企业文化的一部分，它需要全体人员的参与和执行，而不是少数人的专利。

相比之下，企业往往更关心经销商客户档案的管理。有些企业的经销商客户档案的管理工作已经做得非常好了，但工厂里产品档案的管理却是一塌糊涂。工厂这个“后院”时常“起火”，成为了前线销售人员所不能承受之重。时至如今，很多工厂对自己的常规产品的数据还把握不好，产品缺乏必要的检测，数据前后矛盾和混乱，弄得经销商无所适从。

能把大量平凡的事情做好才可以积累成伟大，正如只有基于大量的基础学科的支持才能实现载人航天一样。国人常看重个人英雄主义而不屑于去做平凡的小事，使得我们的根基是那么的脆弱。而看到了问题又无法坚持下去，常使我们的工作功败垂成。

    管理从来都是具体的，管理者要具备将理论转化成方法的能力；摒弃简单粗放的管理方法，让企业练好内功，那么，企业的脱颖而出，必将指日可待。